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如何存档 SharePoint 列表？简单指南

想要将您的 SharePoint Online 列表存储在安全的地方吗？然后，将其存档，以便安全地保存您的重要列表项，并且您可以轻松访问它们。在本文中，我们将解释如何存档 SharePoint 列表并讨论支持它们的好处。因此，我们从了解 SharePoint 列表开始本指南。

SharePoint 列表在 SharePoint 应用程序中使用，用户以在线表的形式存储和组织数据。它类似于 Excel 工作表，但专为企业改善协作而设计。在这里，每个列表都由称为项目的列和行组成，您可以在其中记录信息并跟踪您的表现。

用户可以将其 SharePoint 列表与 Microsoft 365 集成，并获得许多高级功能，例如 Power Automate、Power Apps，并且可以在 Teams 和 Outlook 中轻松使用。因此，SharePoint 列表包含对存档非常关键的重要信息。

归档 SharePoint 列表项目的原因

归档意味着将您的数据移动到不同的位置，以便您可以保护重要信息免受任何问题的影响。因此，通过这样做，您不仅可以保存 SharePoint 列表，还可以获得许多其他好处。

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  • 有时，在没有意识到的情况下创建不必要的团队或在没有分类的情况下创建网站栏和内容类型将存储在 SharePoint 列表中。因此，您可能会面临安全问题。因此，通过归档您的列表项，您可以清理你的SharePoint。
  • 如果您的 SharePoint 存储空间已满，那么保存旧的 SharePoint 列表可以帮助您减少你的存储空间来存储新物品。
  • 有了这个，您可以管理您的重要物品清单。因为您正在将不太重要的物品移动到另一个位置。这样，您就可以轻松共享您的 SharePoint 列表。
  • 它还可以帮助您提高绩效，因为较大的列表可能会减慢您的 SharePoint 速度。
  • 一些公司有法律和合规要求他们需要获取特定时间段内的记录。
  • 你可以避免 SharePoint 错误列表超出限制大小并影响性能。

因此，备份或存档 SharePoint 列表在很多情况下都会使您受益。现在，让我们看看如何存档 SharePoint 列表。

将 SharePoint 列表项导出到 Excel

用户只需单击一个按钮即可将 SharePoint 列表直接保存到 Excel。下面我们提供该方法的步骤。

  1. 第一的，打开您的 SharePoint Online 并单击导出到 Excel选项。
  2. 在 Excel 应用程序中，进口Excel 工作表中的 SharePoint 列表。
  3. 现在，节省你的电子表格。通过这种方式，您可以轻松存储您的 SharePoint 列表项目。

以 CSV 格式存档 SharePoint 列表项目

同样，通过上述方法，您可以将 SharePoint 列表保存为 CSV 格式。以下是执行此操作的步骤。

  1. 在 SharePoint Online 中，过滤掉您要导出的列表。
  2. 为此，请创建一个新的视图选项，方法是单击添加视图选项。
  3. 整理您的列表，然后单击出口选项。
  4. 选择CSV选项，您的列表将被下载。

现在，您可以在任何平台上轻松访问保存的文件，也可以轻松共享它们。

存档 SharePoint 列表的步骤

  1. 下载软件并输入您的Office 365 电子邮件地址和密码到登录到工具作为管理员。
  2. 之后，软件获取您的数据并将其显示在屏幕左侧。选择Microsoft 365 数据列表中的 SharePoint 列表。
  3. 选择任何一个选项从保存选项存档您的数据。
  4. 单击筛选搜索特定数据的选项。
  5. 使用改变选项设置所需位置，然后选择节省按钮。

通过这种方法，您可以在短短几分钟内轻松实现多个 SharePoint 列表项。该实用程序为您提供了许多附加功能，例如。

专业软件的惊人功能

  • 借助该工具，用户可以轻松地将 SharePoint 迁移到 SharePoint Online。
  • 用户可以登录软件作为管理员。
  • 它提供了各种保存选项，例如PST、PDF、Gmail、Outlook、启用 IMAP 的帐户等。
  • 该工具为您提供数据过滤器搜索特定数据并保存它们的选项。
  • 您可以将该工具安装在您的Windows 以及 Mac 操作系统电脑。

结束语

如果您在归档 SharePoint 列表时遇到问题，本文提供了三种不同的解决方案。没有直接的手动方法来存档 SharePoint 列表项。但是，可以选择将列表导出到 Excel 或 CSV。除此之外，我们还探索了一种高级解决方案，您可以轻松地保存旧的 SharePoint 列表，而不会出现任何问题。正确遵循这些方法并保护您的重要清单项目。

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