如今，許多組織需要業務最佳實踐、法規遵從性和行業標準來長期維護電子郵件數據。這給追求不斷增長的電子郵件存儲容量帶來了額外的挑戰。如果在本地運行電子郵件，則會產生額外的資本支出來升級和維護存儲基礎設施。因此，許多組織正在使用他們的電子郵件客戶端，例如 MS Outlook 2016 功能。
MS Outlook 是一款靈活的電子郵件客戶端，具有所有功能。它附帶一個 MS Office 軟件包，可以輕鬆使用可在所有基於 Windows 的操作系統上訪問。它被用作獨立的應用程序，並且可以輕鬆地與 MS Exchange Server 和 MS SharePoint Server 一起使用，供在組織中工作的各種用戶使用，例如共享郵箱和日曆。它提供了靈活的搜索選項並組織各種郵件分組。 Outlook 可以輕鬆地結合電子郵件、日程安排、待辦事項列表以及社交網絡更新。可以輕鬆定制各種主題。此 Outlook 不僅提供各種功能，例如：
- 快速同步
- 與許多其他設備和應用程序輕鬆集成
- 輕鬆管理多個帳戶
- 提供在 Outlook 中添加屏幕截圖的選項
- 只需單擊一下即可執行多步驟任務
- 提供安全保障
- 輕鬆管理大量電子郵件
市場上有各種版本的 Outlook，例如 Outlook 2013、2010、2007、2003，所有這些版本都有自己獨特的功能。現在最新的MS Outlook 2016版本已經上市。它具有使用戶切換到 Outlook 2016 的各種功能。
Outlook 2016 的新功能使 Outlook 用戶的用戶界面和工作流程變得簡單：
推送電子郵件支持：由於推送電子郵件並不新鮮，它們已經在 Apple Mail、iOS Mail 應用程序、Android Mail 應用程序、Windows Mail 中實現，現在 Office 套件也提供了此功能。基本上，用戶一進來就可以輕鬆地收到新消息，如果用戶錯過了任何消息，用戶只需單擊“獲取郵件”按鈕即可獲取它。
快速消息預覽：這是最新的功能。用戶可以很容易地在標題下方看到消息的第一句話，這使得用戶很容易不打開它來查看。
線程可用性：MS Outlook 2016 功能列表中的另一個附加功能是，現在有一個選項可以對對話中的消息進行分組。它使用戶變得輕鬆，因為用戶不必每次打開應用程序時都進行排序。
增強的日曆：現在，用戶可以輕鬆地同時查看多個日曆，能夠提議受邀參加活動和會議的新時間，甚至可以查看重要日期的天氣預報。
搜索選項：MS Outlook 2016 高級搜索選項現已推出，可以輕鬆地從 Outlook 中搜索特定郵件，節省用戶時間。
Outlook 2016 Windows 版：MS Outlook 2016 可在所有 Windows 操作系統上輕鬆運行，並支持所有版本的 Windows，即 Windows 10、Windows 8.1、Windows 8、Windows 7、Windows XP 等。
展望2016年期刊：MS Outlook 具有跟踪用戶一整天所做的所有活動的功能。在以前的版本中它是自動完成的，但在 Outlook 2016 中不再支持日記。如果用戶需要選擇它們，則必須手動選擇它們：
- 創建日記條目
- 將項目拖至日記文件夾
主題
Outlook 2016主題提供了各種主題，用戶可以輕鬆更改Office主題的外觀。在 Outlook 2016 中，用戶可以輕鬆選擇彩色、黑色、深灰色和白色主題。
為什麼用戶需要將所有數據轉換為 Outlook 2016？
在日常生活中，Outlook 幾乎作為電子郵件客戶端應用於各個領域。最重要的是它附帶了Office套件。 Outlook 2016版本是市場上最新的版本，根據用戶的要求提供了許多最新功能。最重要的是它的使用完全安全可靠。因此，這是幾乎每個人都需要將數據切換到 Outlook 2016 的主要原因。