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如何在不打開 Outlook 的情況下壓縮 OST 文件？ 5種方法

概述：這篇文章將解釋互聯網上搜索最多的查詢，即如何壓縮 OST 文件以減少

OST 文件大小。在這裡，我們將描述使用手動和專家解決方案縮小 Outlook 2021、2019、2016、2013、2010 和所有以前版本的 OST 文件的所有可能方法。

我們都知道OST文件代表離線存儲表，Outlook電子郵件客戶端使用它來存儲數據的離線副本，包括電子郵件、聯繫人、日曆、筆記、任務、日記等。但是很多時候，當OST文件達到最大大小時，Outlook中可能會出現許多錯誤，包括：

  • Outlook 性能變慢
  • Outlook OST 數據可能無法訪問或 OST 文件可能會打開。
  • 同步錯誤。
  • 發送和接收電子郵件時出現錯誤
  • Outlook 沒有響應

在這種情況下，壓縮 OST 文件以減小大小就變得很重要。除了節省存儲空間之外，它還可以幫助您提高 Outlook 性能並防止由於大型 OST 文件而可能出現的錯誤。

推薦：存檔後修復 Outlook 郵箱已滿的建議

  • 隨著時間的推移，您的 Outlook OST 可能會因不必要的數據而變得臃腫，尤其是當您經常刪除電子郵件、附件或條目時。即使這些項目在 Outlook 中顯示為已刪除，OST 文件中的實際可用空間也不會立即釋放。
  • 大型 OST 文件可能會減慢 Outlook 的啟動和響應時間。壓縮文件有助於減小文件大小，使 Outlook 運行更流暢且加載速度更快。
  • 緊湊的 OST 文件刪除了冗餘或空白空間，使您可以回收系統上寶貴的存儲空間，對於有限的存儲空間尤其有用。
  • 過大的 OST 文件很可能會導致文件損壞。定期壓縮將減少腐敗機會並保持您的郵箱安全和活躍。
  • 更小、優化良好的 OST 文件可以更快地與 Exchange 或 Microsoft 365 服務器同步，從而提高整體工作效率並減少與同步相關的錯誤。
  • 在準備郵箱遷移或備份時，緊湊的 OST 文件更易於管理且傳輸速度更快。

表明您的 OST 文件需要壓縮

  • 如果您發現發送和接收電子郵件有延遲或切換文件夾時緩慢，則可能會到達您的 OST 文件並填充不必要的空格。
  • 頻繁的應用程序崩潰或 Outlook 變得無響應是警告信號，表明您的 OST 文件可能正在膨脹並達到其上限。
  • 如果您的 OST 文件大小超過 10 GB，則可能需要壓縮 OST 文件以提高性能並減少文件損壞的機會。
  • 郵箱同步過程中出現的問題（例如同步延遲或不完整）可能是由於 OST 文件過大而導致，從而影響 Outlook 和服務器之間的通信。
  • 如果您的設備上的存儲空間和存儲塊都用完了，那麼現在是考慮壓縮它的好時機。
  • 刪除或存檔電子郵件不會立即減小 OST 文件大小。如果您最近刪除了大量數據，緊湊的 OST 文件將有助於回收釋放的存儲空間。

壓縮 OST 文件的好處

  • 過大的 OST 文件更有可能被損壞。通過壓縮 OST 文件，您可以降低遇到可能導致數據無法訪問或丟失的錯誤的風險。
  • 壓縮會清除已刪除項目留下的未使用空間，這有助於釋放存儲空間 - 特別是對於驅動器容量有限的用戶。
  • 它可以更有效地與 Microsoft Exchange 或 Outlook.com 服務器同步，從而實現更快的訪問速度並減少同步錯誤。
  • 緊湊的 Outlook 數據文件可以更輕鬆、更快速地備份或遷移到另一個系統。
  • Outlook 處理較大的文件時會使用更多的 CPU 和內存。壓縮可減輕系統壓力，並使 Outlook 運行更輕、更快。

減少 OST 文件大小的手動方法

有 3 種手動方法可輕鬆壓縮 OST 文件。下面一一詳細給出所有方法：

方法 1：使用“立即壓縮”選項壓縮 OST 文件

這是 Outlook 電子郵件客戶端中的默認功能，當空白或未使用的空間達到文件大小的 20% 時，會自動壓縮 OST 文件。此外，您可以按照上述步驟手動縮小 OST 文件：

筆記：在使用此選項之前，請檢查已刪除的郵件文件夾並恢復您誤刪除的重要電子郵件。因為壓縮OST文件後，您無法恢復OST文件數據和已刪除的電子郵件。

  1. 打開 Outlook 帳戶。
  2. 單擊文件>>賬戶設置>>賬戶設置選項。

    了解更多：如何在沒有 Outlook 的情況下打開 PST 文件？ 3 方法

  3. 打開數據文件選項卡並選擇OST您要壓縮的文件。

  4. 選擇設定>>先進的>> 和Outlook 數據文件設置選項。
  5. 擊中袖珍的現在圖標並選擇好的。

您的 OST 文件將被成功壓縮。

方法 2：使用註冊表編輯器壓縮 OST 文件（高級用戶）

  1. 按 Win+R 打開註冊表編輯器並輸入 regedit。
  2. 按 Enter 後導航到 Outlook 版本： HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\\Outlook\PST
  3. 將版本替換為您的 Outlook 版本，例如 2019、2016 或任何其他版本。
  4. 您可以添加或更新註冊表項來影響 OST 文件。
  5. 最大文件大小、警告文件大小、最大大文件大小、警告大文件大小。
  6. 右鍵單擊右側窗格，選擇新建 > DWord（32 位值），相應命名，並以字節為單位分配值。
  7. 進行更改後，關閉註冊表編輯器並重新啟動 Outlook。

方法 3：在 Outlook 中清理郵箱

要壓縮 OST 文件，您還可以通過刪除不需要的電子郵件和文件夾來清理 Outlook 郵箱，以節省空間。步驟如下：

  1. 在 Outlook 中，轉到文件>>資訊>> 選擇郵箱清理選項。
  2. 擊中郵箱清理...從出現的下拉菜單中。
  3. 選擇 ”查看郵箱大小...”查看郵箱的實際大小。
  4. 現在選擇以下選項之一：
  5. 查找早於以下時間的項目刪除特定天數內您不再需要的電子郵件。
  6. 查找大於的項目刪除大於特定大小的文件夾。

如果您的郵箱僅包含重要電子郵件，並且您不想刪除它們，請按照下一個方法操作。

方法 4：縮小 OST 文件存檔 OST 電子郵件

您可以通過存檔電子郵件來壓縮 OST 文件，而無需刪除 Outlook 帳戶中的任何內容。

展望 2021 年、2019 年和 2016 年

  1. 在 Outlook 中打開文件>>工具>>清理舊物品選項。

  2. 選擇您想要存檔的所需文件夾。

  3. 並擊中好的按鈕。

在 Outlook 2013 中

  1. 打開 Outlook 電子郵件客戶端。
  2. 文件>清理工具>檔案選項。

您的所有電子郵件將被移至存檔文件夾中，並以 PST 格式保存在本地計算機上。使用此方法，無需手動刪除文件夾。

手動方法簡單且免費，但有一些要點您必須記住：

  • 您的系統上必須安裝 Outlook。
  • 刪除後您的電子郵件將無法恢復。

如果您向存檔文件夾添加了大量項目，這將增加存檔文件夾中存儲的 PST 文件數據。這可能會導致 PST 文件損壞。

如果您有一個孤立的 OST 文件或者您不想使用這些手動方法，那麼請尋求專家解決方案，它將壓縮 OST 文件而不會丟失或刪除任何信息。此外，使用專家解決方案還有很多好處，如下所示：

壓縮 OST 文件的專家解決方案

我們將尋求最好、最令人驚奇的人的幫助BitRecover OST 分割器嚮導壓縮並減小 OST 文件大小。該軟件在市場上受到強烈推薦，因為它具有壓縮 OST 文件的眾多功能。

該軟件為所有技術和非技術用戶提供了非常友好的用戶界面。此外，該軟件支持所有類型的損壞、損壞和無法訪問的 OST 文件。該工具無需打開 Outlook 帳戶即可壓縮 OST 文件。

用戶可以將該軟件的免費演示版下載到任何 Windows 操作系統中，包括 Windows 11、10、8、7 和所有以前的版本。下面提到了一些高級功能：

為什麼選擇專家解決方案來減少 OST 文件大小而不打開 Outlook？

  • 該軟件可以輕鬆地從默認存儲位置從連接的 Outlook 配置文件加載 Outlook OST 文件數據。
  • 此外，如果您有孤立的 OST 文件或文件夾，則可以使用選擇文件和選擇文件夾選項將文件上傳到緊湊的 OST 文件。
  • 用戶可以根據大小將 PST 文件分割為 2GB、5GB、10GB 和 20GB。
  • 此外，該軟件允許用戶為每個文件夾創建單獨的 PST 文件，例如如果您有 500 個 OST 文件，那麼該工具將為每個文件夾創建 500 個 PST。
  • 此外，您還可以根據您的選擇通過日期範圍、收件人、發件人、主題等拆分結果文件。
  • 該軟件將壓縮 OST 文件，其中包含完整的詳細信息，包括電子郵件、聯繫人、日曆、筆記、日記、任務等。
  • 此外，它不會影響您的 OST 文件，通過維護的層次結構和電子郵件組件，它將創建一個 PST 文件。

壓縮 OST 文件的工作步驟

  1. 下載並安裝軟件。

  2. 使用手動添加 OST 文件選擇文件和選擇文件夾選項或自動使用“轉換配置的 Outlook 郵箱數據“ 選項。

  3. 啟用使用恢復模式修復損壞的 OST 文件的選項。

  4. 從屏幕上檢查所需的文件夾和子文件夾，然後單擊“下一步”按鈕繼續。

  5. 使用選擇所需的位置瀏覽按鈕。

  6. 選擇所需的選項來分割生成的文件。

  7. 應用高級過濾器選項拆分選項選項卡。

  8. 擊中分裂選項來啟動壓縮 OST 文件的過程。

壓縮後的結果文件將以 PST 格式保存在所選位置。

防止 OST 文件變得太大的技巧

  • 請務必清空“已刪除項目”和“廢紙簍”文件夾，以佔用 OST 文件中的空間，直至永久刪除。
  • 使用 Outlook 內置的拱形功能將舊電子郵件移至單獨的 PST 文件。這會減輕活動 OST 文件的重量並提高性能。
  • 不要將大文件保存在郵箱中，而是將它們存儲在共享驅動器或云服務上並發送鏈接，這可以減少 OST 文件膨脹。
  • 在 Outlook 中設置自動存檔，以按計劃將舊電子郵件和附件從 OST 文件中移出。
  • Outlook 提供郵箱清理功能，有助於識別大型文件夾和郵件。經常使用它有助於保持健康的 OST 大小。
  • 即使清理後，Outlook 也不會立即減小文件大小。每週手動壓縮 OST 文件一次，以回收空白並保持數據文件優化。
  • 如果將 Outlook 與 Exchange 或 Microsoft 365 結合使用，您可以限制同步電子郵件的天數。例如，僅同步最近 6 到 12 個月會減少 OST 文件中存儲的數據。
  • 通過從不需要的文件夾（例如新聞通訊或共享郵箱）訂閱來減少郵箱內容。這會限制同步數據並控制 OST 文件大小。
  • 在某些情況下，清除表單和自動完成緩存也有幫助。雖然影響不大，但它有助於整體數據文件的健康。
  • 從 Outlook 設置或文件位置密切關注 OST 文件大小。如果增長速度快於預期，請儘早採取預防措施。

常見問題解答

問題 1：壓縮 OST 文件有什麼作用？

答：壓縮意味著縮小 OST 文件數據，從而提高 Outlook 性能並節​​省更多空間。此外，它還可以防止由於 OST 文件過大而發生的錯誤。

問題2：為什麼OST文件這麼大？

答：我們都知道，OST 文件包含 Outlook 數據的脫機副本，並且與服務器同步，如果郵箱和數據大小增加，則 OST 文件也會增加，這可能會導致 Outlook 性能緩慢，並會佔用不必要的存儲空間。

問題 3：壓縮 Outlook 數據文件安全嗎？

答：是的，壓縮 OST 數據文件是安全的，它只是壓縮您的 OST 文件數據。

問題 4：我可以縮小損壞的 OST 文件嗎？

答：是的，該軟件帶有“使用恢復模式”選項，可以輕鬆壓縮損壞、損壞和無法訪問的 OST 文件。

是時候說再見了

在這裡，我們解釋了在不打開 Outlook 電子郵件客戶端的情況下壓縮 OST 文件的最佳方法。我們已經提到了手動方法和專家解決方案。手動方法簡單且令人驚奇，但它們有一些局限性，因此我建議您使用手動方法，以防您有某些數據。如果您有多個大型 OST 文件，請使用專家解決方案。如果您對該工具有任何疑問或疑問，可以免費下載該軟件來分析性能。

推薦：無需 Outlook 即可減小 PST 文件大小的方法

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