托尼·巴顿
教您的最终用户管理和组织他们的可以帮助减少混乱和混乱。每天收到的邮件信息数量往往是巨大的，因此文件夹提供了一个极好的组织工具。您可以通过教导用户利用邮件规则来扩展此功能。邮件规则允许自动处理消息。
以下是在 Lotus Notes 中设置规则的基础知识。使用这些说明可以让您的用户熟悉自动发送电子邮件的好处。
邮件规则基础知识
从版本 5 开始，邮件规则被添加到 Lotus Notes 客户端。它们是收件箱的标准部分。图A显示选择了规则的标准 Lotus Notes 6 客户端界面。
| 图A |
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| Lotus Notes 规则 |
基本上，邮件规则决定如何处理收到的传入消息。您可以创建规则将邮件从特定人员或组转移到指定文件夹。例如，您可以自定义规则来阻止垃圾邮件或拦截内容可疑的邮件。
邮件规则的工作原理如下：每当收到邮件时，收件箱都会根据注册的邮件规则评估邮件中的字段。当消息满足定义的条件时，Lotus Notes 对该消息执行指定的操作。
创建新规则时，用户必须定义规则的两部分：条件和操作。条件定义规则标准，操作定义满足条件时系统对消息执行的操作。
可用规则
要创建规则，请单击图 A 所示的“创建规则”按钮，进入如图 A 所示的对话框图B，它允许用户设置规则的各种特征。为了设置特征，用户选择电子邮件的属性，并添加电子邮件应被转移的条件。
| 图B |
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| 创建规则 |
可以使用以下邮件消息属性创建规则：
- 发件人
- 主题行
- 身体
- 重要性
- 交货优先权
- 到
- 抄送
- 密件抄送
- 收件人或抄送
- 正文或主题行
- 互联网域名
- 消息大小（以字节为单位）
- 所有文件
| 图C |
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| 定义收件箱标准 |
最后一个选项（所有文档）用于为收到的每条消息定义规则。其他选项允许在规则中使用消息的特定方面。选择属性后，下一步是添加条件。图C显示选项，其中包括：
- 包含：规则属性必须包含特定文本
- 不包含：规则属性不包含特定文本
- Is：规则属性等于特定文本
- 不是：规则属性不等于特定文本
接下来，用户应在文本框中添加具体条件。例如，图 C 显示了处理主题行中包含 TechRepublic 的所有消息的规则的创建。然后，通过选择“添加”按钮将条件添加到规则中。可以使用“删除”按钮删除现有条件，也可以使用“全部删除”按钮删除所有条件。
添加动作
至此，规则标准已经建立。现在，用户必须指定符合条件的消息应发送到何处。对话框底部的“指定操作”部分（如图 C 所示）允许用户指示应对消息执行什么操作。您有以下操作选项：
- 移至文件夹：将邮件移至指定文件夹；邮件已从收件箱中删除
- 复制到文件夹：将邮件复制到指定文件夹；邮件保留在收件箱中
- 发送副本至：将消息的副本发送至指定用户；可以发送完整消息或仅发送标头
- 设置过期日期：设置消息过期日期（天数、周数、月数或年数）
- 将重要性更改为：设置消息重要性（高、中、低）
- 删除：邮件从收件箱中删除
| 图D |
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| 建立将邮件移至文件夹的规则 |
复制到文件夹和移动到文件夹选项允许用户选择目标文件夹。用户应该单击“选择”按钮，他们将看到如图所示的文件夹框图D他们可以在其中选择目标文件夹。可以创建多个文件夹选项；可以使用“添加”按钮添加它们（如图所示图E）。同样，“删除”和“全部删除”按钮用于删除现有选项。
| 图E |
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| 将特定邮件移动到文件夹的完整规则 |
一旦用户熟悉了创建规则的基本过程，他们就应该了解一些附加功能。一是启用和禁用规则的能力。图 E 顶部所示的“打开”和“关闭”单选按钮允许您执行此操作。
此外，“条件”选项允许创建规则例外。例外选项指定不应应用规则的情况。此外，“或/与”下拉列表（在添加一个条件后将显示在左侧）允许附加多个规则条件。
添加 Or 条件的条件意味着只需满足其中一个条件即可处理规则。 And 选择指示必须满足所有条件才能触发规则。图F显示了我们的示例规则，该规则已扩展为包括规则的排除和 Or 条件。
| 图F |
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| 多个规则条件（有例外） |
图F中建立的规则告诉系统如果消息满足以下条件则根据该规则处理消息：
- 主题行包含文本 TechRepublic 或发件人是
- 消息发送至或抄送字段不是
按规则工作
培训用户创建和使用规则只是该过程的一部分。创建规则后，用户可以通过单击左侧任务栏“工具”下的“规则”图标来查看规则，如图所示图G。启用的规则带有绿色复选标记，禁用的规则由白色圆圈表示。编辑按钮允许更改规则的详细信息。
| 图G |
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| 规则视图允许轻松管理 |
规则的顺序决定了它们应用于传入消息的顺序。上移和下移按钮允许用户设置操作顺序。这很重要，因为一个规则可能优先于另一个规则，并且在创建规则集合或故障排除规则时必须考虑这一点。
让爱统治
文件夹和规则提供的功能允许自动处理和归档邮件。最终结果是减少处理电子邮件的时间，从而将更多时间用于实际工作。