传真服务器是物理或虚拟服务器，用于管理通过数字或模拟网络发送、接收和存储传真。传真服务器曾经被认为是大多数商务办公室的标准设备，但如今它们几乎已经过时了。
相反，现在市场上有许多更好的解决方案，因此无需处理传真服务器及其带来的麻烦。
不使用传真服务器的四个原因
1. 传真基础设施难以扩展
改变办公室通信设置最困难的事情之一就是大规模地进行改变。对于传真服务器来说，这可能是一个真正的麻烦，因为它需要仔细规划，这样您才不会出现一些严重混乱的通信。
此外，扩展传真服务器通常需要对新技术进行大量投资，包括额外的传真板、调制解调器和服务器，以处理办公室中不断增加的传真量。
在线传真服务让您完全避免这个问题，提供更流畅的可扩展性，而无需额外的硬件投资。这使得基于云的服务更有能力满足企业不断增长的通信需求。
2. 灵活性有限
简而言之，传真服务器只擅长发送和接收传真。这意味着它们在现代办公室通信中并不是很有用，因为人们需要跨各种平台和设备发送和接收消息。
由于传真服务器的设计目的不是与我们今天使用的各种类型的设备进行交互，因此在办公室通信方面它们可能会遇到重大障碍。
尝试将传真服务器硬塞到您的业务运营中可能会打乱您的工作流程，或者要求您想出解决方法来适应过时的技术。同时，它还要求您冒着丢失任何不属于基于云的系统的文档的风险。
长话短说，保持与不断发展的技术标准和协议的兼容性对于税务服务器来说可能是一个不值得承担的挑战。
相比之下，许多在线解决方案具有更大的灵活性，允许用户通过电子邮件、在线平台甚至应用程序发送和接收传真。员工可以，例如，无论他们身在何处。
在线传真也集中存储，可供您的团队访问。这使得组织和访问文件变得更加容易。远程工作人员无需进入办公室即可检索所需的任何内容。
3. 传真服务器维护费用
由于传真服务器依赖于硬件，因此需要持续维护，这会消耗预算。而且，由于该设备已经老化，不再适用，任何老技术人员并不总是能够对其进行维修 - 因此您可能需要寻找专家。
通过简单地不维护传真服务器来避免这个特殊的缺点可能很诱人，但这可能是一个代价高昂的错误。停机和系统故障很容易扰乱业务运营，并产生额外的故障排除和维修成本。
毕竟，传真不需要大量带宽，但连接必须稳定。轻微的延迟或问题会导致传真无法发送或接收。
在线传真解决方案完全回避了这一点，因为它们不需要任何专用硬件，并且以最少的前期投资提供可预测的基于订阅的定价模型。
4、安全风险
一项技术越老，它就越有可能被闯入或黑客攻击——如果没有，它可能仍然包含漏洞，使其更有可能受到损害。传真服务器也不例外，人们花了很长时间才弄清楚如何破解它们并利用它们的漏洞。
不幸的事实是，通过传统电话线和不安全的网络传输敏感信息会增加您的数据被黑客和诈骗者拦截和使用的风险 - 并且您无法通过传统传真服务器来降低这种风险。
当然，基于云的在线传真解决方案也存在安全漏洞，但它们也具有先进的安全协议并使用现代加密方法来保护信息。
此外，根据服务的不同，许多在线传真解决方案都符合行业安全法规，并且这些解决方案还会定期更新以应对新出现的威胁。
三种比内部传真服务器更好的选择
1. 在线传真解决方案
在线传真解决方案是当前传真服务器的黄金标准替代品。它们允许企业执行与传统传真设置相同的所有操作，只是安全性和便利性更高。
在线传真有时称为互联网传真或虚拟传真，其工作原理与发送电子邮件非常相似。您只需打开软件或平台，选择要发送的文档，然后单击按钮即可将其发送到其他人的传真机或在线传真服务。
在线传真解决方案的主要优点包括：
- 成本效益：在线传真服务通常提供订阅或即用即付定价，并且比购买、维护和更新所有硬件和软件便宜得多。
- 可扩展性：如果您需要在在线传真服务中添加另一条线路，您只需告知您的提供商即可。无需安装额外的硬件或购买新软件。
- 灵活性：在线传真服务的关键词是“在线”。由于一切都通过网络进行，因此您和您的团队可以在任何有互联网连接的地方访问传真。
- 安全：在线传真服务通常非常安全，具有加密协议和数据隐私措施。根据您使用的服务，您甚至可以找到符合行业特定安全法规（例如 HIPAA）的选项。
2. 网络电话服务
互联网协议语音 (VoIP) 服务让您可以通过互联网而不是传统的电话线拨打和接听电话，它们还可以用于发送传真。它的工作方式是将数字数据发送到另一个人的传真机，在那里它可以通过他们的 VoIP 服务或传真机转换或翻译回模拟信号。模拟电话适配器 (ATA)这有助于传真机读取它。
与传统传真机不同，VoIP 传真服务不会自动打印收到的任何内容，而是将其作为文件保存在基于云的系统中，这意味着您可以在任何地方访问它，然后随时打印。
VoIP 电话服务的主要优势包括：
- 成本效益：与在线传真服务非常相似，VoIP 电话服务通常价格低廉，而且大多数采用订阅模式，您可以根据需要轻松增加或减少。
- 无缝集成：由于 VoIP 电话服务除了传真之外还可以做很多其他事情，因此对于希望保持运营尽可能集成的企业来说，它们是一个很好的选择。借助 VoIP 电话服务，您的团队可以在一处访问电话服务、传真、文档管理等。
- 高级功能：VoIP 电话服务具有多种高级功能，可以使传真更加有效，其中传真到电子邮件的转换是最有用的功能之一。这样您的传真就会发送到您的电子邮件中，您甚至可以在其中回复它们。许多 VoIP 电话服务还提供在线文档签名，如果您要传真合同等内容，这会非常方便。
值得注意的是，许多 VoIP 电话服务还提供传真服务，但并非全部都提供。进行研究以确保您考虑的任何服务都具有您需要的所有功能。
3. 文档管理系统
并不是专门为传真而设计的，但它们通常可以用于传真，这使它们成为传真服务器的良好替代品。
它们的工作方式与在线传真服务非常相似，您可以将文档上传到 DMS，然后将其作为虚拟传真发送出去。您收到的传真也可以直接发送到您的 DMS，在那里它可以与您的其他文件一起分类。
DMS 的主要优点包括：
- 方便：如果您已经在使用 DMS 来管理文档并且需要发送传真，那么使用同一平台来执行这两项功能就很有意义。
- 内置集成：传真直接从 DMS 发送和接收，这意味着您不必担心从传真服务复制文件或从 DMS 提取文件以通过传真服务发送。
- 轻松组织：如果您已经在 DMS 中建立了良好的层次结构，则传真将非常适合，无需创建另一个流程。
我个人并不反对传真服务器，我只是认为这不是大多数办公室处理传真的最佳方式。有太多更好的选择。